Controle patrimonial: o que é, como fazer e como tratar os imóveis da empresa

Controle patrimonial é o conjunto de rotinas que uma empresa usa para saber quais bens tem, onde eles estão, quem responde por eles, em que estado se encontram e como aparecem na contabilidade. Vai além de uma lista de equipamentos: inclui o inventário físico, a identificação de cada bem, o cadastro, a conciliação com os registros contábeis e o acompanhamento das movimentações, da depreciação e das baixas.

Um controle bem feito reduz perdas, organiza a operação, dá números confiáveis à contabilidade e apoia decisões de compra, venda e investimento. Quando a empresa tem imóveis, o controle precisa também separar terreno e construção, acompanhar a depreciação correta de cada parte e, em várias situações, apurar o valor de mercado por meio de avaliação técnica.

Este guia explica o que é o controle patrimonial, como implantá-lo passo a passo, qual a relação com a contabilidade e com a avaliação de ativos, como tratar os imóveis e quais erros são mais comuns.

O que é controle patrimonial

O controle patrimonial é o conjunto de procedimentos usados para identificar, registrar, localizar, acompanhar e administrar os bens que fazem parte do patrimônio de uma empresa.

Na prática, ele responde a cinco perguntas sobre cada bem: o que é, onde está, quem usa, em que condição se encontra e como está registrado. Os bens mais comuns nesse controle são:

• máquinas e equipamentos;
• veículos;
• móveis e utensílios;
• computadores e equipamentos de tecnologia;
• ferramentas;
• instalações;
• imóveis (terrenos e edificações);
• equipamentos industriais;
• equipamentos médicos;
• outros bens usados nas atividades da empresa.

O controle físico se liga às informações contábeis de cada bem: custo de aquisição, depreciação acumulada, valor contábil, vida útil e eventuais perdas por redução ao valor recuperável.

A Lei das Sociedades Anônimas define como os bens da empresa são classificados no balanço. No ativo não circulante, separa investimentos, imobilizado e intangível, e descreve assim o imobilizado:

“IV - no ativo imobilizado: os direitos que tenham por objeto bens corpóreos destinados à manutenção das atividades da companhia ou da empresa ou exercidos com essa finalidade, inclusive os decorrentes de operações que transfiram à companhia os benefícios, riscos e controle desses bens;” (Lei 6.404/1976, art. 179, IV, com a redação da Lei 11.638/2007)

É sobre esse grupo, o ativo imobilizado, que o controle patrimonial mais trabalha.

Por que o controle patrimonial é importante

Um controle atualizado mostra à empresa, com precisão, que recursos ela tem e como são usados. Sem ele, surgem diferenças entre os bens que existem de fato e os que aparecem nos sistemas, e essas diferenças distorcem o balanço, os impostos e as decisões. Os principais benefícios são os seguintes.

Menos perdas e extravios

O inventário mostra se os bens registrados existem e estão onde deveriam. A identificação de cada equipamento e a definição de um responsável facilitam o acompanhamento das movimentações e reduzem o risco de perda, desvio ou esquecimento de bens em unidades distantes.

Ativos organizados

Com informações atualizadas, é fácil localizar máquinas, veículos e demais bens. Isso pesa mais em empresas com muitos ativos ou com unidades espalhadas por várias cidades, onde um equipamento parado numa filial pode estar faltando em outra.

Base para a contabilidade

O controle patrimonial alimenta os registros contábeis, sobretudo do imobilizado. O CPC 27 – Ativo Imobilizado define como esses bens são reconhecidos, mensurados, depreciados, baixados e divulgados, e o artigo sobre ativo imobilizado detalha essas regras.

Decisões mais seguras

Conhecer o patrimônio ajuda a decidir sobre:

• compra de novos equipamentos;
• substituição de máquinas;
• manutenção;
• venda de bens;
• descarte de ativos;
• novos investimentos;
• expansão das operações.

Auditorias mais simples

Um cadastro organizado facilita a conferência das informações e a apresentação de documentos em auditorias internas e externas, e reduz os ajustes que o auditor precisa propor.

Como fazer o controle patrimonial, passo a passo

A implantação deve considerar as características da empresa, a quantidade de bens, a distribuição física deles e o nível de detalhe necessário. Em geral, o processo segue cinco etapas.

1. Levantamento dos bens

O primeiro passo é identificar os ativos existentes. Reúnem-se documentos, registros contábeis, notas fiscais, contratos, matrículas de imóveis e dados dos sistemas internos, e faz-se o inventário físico.

O objetivo é saber que bens estão de fato na empresa e compará-los com o que os registros dizem.

2. Inventário físico patrimonial

O inventário patrimonial é a conferência física dos bens. Durante a vistoria, costumam ser coletados:

• descrição do bem;
• marca;
• modelo;
• número de série;
• número de patrimônio;
• localização;
• responsável;
• estado de conservação;
• situação de uso;
• informações complementares.

O inventário pode ser feito manualmente ou com o apoio de sistemas e leitores de etiquetas. Para imóveis, a vistoria registra área, estado da construção, benfeitorias e uso atual de cada unidade.

3. Identificação dos ativos

Depois do levantamento, cada bem recebe uma identificação própria. As mais comuns são:

• etiquetas patrimoniais;
• códigos de barras;
• QR Codes;
• etiquetas de radiofrequência (RFID).

A identificação facilita localizar e acompanhar o ativo durante todo o tempo em que ele fica na empresa. Códigos de barras e QR Codes seguem padrões administrados no Brasil pela GS1 Brasil, que atribui identificadores como o GTIN, de produtos, e o GLN, de localizações. No caso dos imóveis, a identificação vem do número da matrícula no registro imobiliário e da inscrição do IPTU na prefeitura, e os dois precisam estar no cadastro.

4. Cadastro patrimonial

As informações levantadas são organizadas num sistema ou base de dados. Um cadastro patrimonial completo reúne:

A qualidade do cadastro determina a utilidade do controle. O nível de detalhe também tem efeito fiscal, porque um registro genérico obriga a empresa a usar a taxa de depreciação mais lenta do conjunto:

“§ 3º Quando o registro do imobilizado for feito por conjunto de instalação ou equipamentos, sem especificação suficiente para permitir aplicar as diferentes taxas de depreciação de acordo com a natureza do bem, e o contribuinte não tiver elementos para justificar as taxas médias adotadas para o conjunto, ficará obrigado a utilizar as taxas aplicáveis aos bens de maior vida útil que integrem o conjunto.” (Regulamento do Imposto sobre a Renda, Decreto 9.580/2018, art. 320, § 3º)

5. Conciliação e atualização contínua

Com o cadastro pronto, o físico é conciliado com o contábil, e o controle passa a registrar cada compra, transferência, reforma, baixa e venda. Sem essa atualização, o cadastro envelhece em poucos meses.

Inventário patrimonial e controle patrimonial são a mesma coisa?

Não. Os dois estão ligados, mas são conceitos diferentes.

O inventário é uma das etapas do controle patrimonial: o levantamento e a conferência física dos bens num determinado momento.

O controle patrimonial é um processo contínuo, que acompanha cada ativo durante todo o seu ciclo de vida:

Aquisição → Cadastro → Identificação → Uso → Movimentação → Manutenção → Avaliação → Baixa ou venda

O inventário fornece uma fotografia do patrimônio numa data; o controle mostra a evolução dele ao longo do tempo.

Avaliação de ativos e controle patrimonial

Em várias situações, identificar os bens não basta: é preciso determinar ou atualizar o valor deles, para fins contábeis, gerenciais, societários ou tributários. É aí que entra a avaliação patrimonial. Ela considera características como:

• estado de conservação;
• idade;
• vida útil restante;
• obsolescência;
• capacidade de uso;
• condições de mercado;
• características técnicas;
• valor de reposição;
• valor de mercado, quando aplicável.

Controle e avaliação têm objetivos diferentes. O controle acompanha os ativos; a avaliação atribui um valor a eles, com uma finalidade e uma metodologia definidas. A avaliação de bens é atividade técnica regulamentada: a Lei 5.194/1966 inclui avaliações, vistorias e perícias entre as atribuições do engenheiro, e a Lei 12.378/2010 as inclui entre as do arquiteto e urbanista:

“As atividades e atribuições do arquiteto e urbanista consistem em: […] VI - vistoria, perícia, avaliação, monitoramento, laudo, parecer técnico, auditoria e arbitragem;” (Lei 12.378/2010, art. 2º)

Os profissionais que atuam em avaliações e perícias de engenharia se reúnem em entidades como o IBAPE. Para imóveis, a avaliação segue a norma NBR 14653, e para máquinas e equipamentos, a parte da mesma norma dedicada a esses bens.

Imóveis no controle patrimonial

Os imóveis costumam ser os bens de maior valor da empresa e os que mais se afastam do valor registrado, porque ficam décadas no balanço pelo custo histórico. Três cuidados são próprios deles.

Terreno e edificação separados. O terreno não se desgasta e, por isso, não é depreciado; a edificação, sim. O cadastro e a contabilidade devem registrar os dois valores em separado desde a compra. Para fins fiscais, a Receita Federal admite, como regra, a depreciação de edificações em 25 anos, à taxa de 4% ao ano, e de instalações em 10 anos, a 10% ao ano (Instrução Normativa RFB 1.700/2017, Anexo III). Quando a compra não discrimina os dois valores, a divisão precisa ser feita com base técnica, como um laudo de avaliação.

Imóveis mantidos para renda. Imóveis que a empresa aluga a terceiros ou mantém para valorização não são imobilizado: são propriedades para investimento, tratadas no CPC 28, que permite registrá-los pelo custo ou pelo valor justo. Quem escolhe o valor justo precisa atualizar o valor de mercado a cada balanço, o que exige avaliação periódica.

Valor recuperável. Se houver sinais de que um imóvel vale menos do que o registrado, o CPC 01 exige testar a perda por redução ao valor recuperável, e o valor de mercado menos as despesas de venda é uma das referências do teste.

Nesses três casos, a avaliação imobiliária feita por profissional habilitado, com laudo de avaliação segundo a NBR 14653, dá à contabilidade e aos auditores um número defensável.

Controle patrimonial e contabilidade

O controle patrimonial tem relação direta com a contabilidade, sobretudo no acompanhamento do imobilizado.

O CPC 27 trata dos ativos imobilizados: reconhecimento, mensuração, depreciação e redução ao valor recuperável.

O CPC 01 trata da redução ao valor recuperável de ativos, o chamado impairment. Por isso, as informações físicas e administrativas dos bens precisam estar alinhadas aos registros contábeis. Esses pronunciamentos se tornam obrigatórios quando os reguladores os adotam: o CPC 27 foi aprovado pela CVM e convertido pelo Conselho Federal de Contabilidade na NBC TG 27, dentro da estrutura de normas regulamentada pela Resolução CFC 1.328/2011.

Uma empresa pode ter um equipamento fisicamente e manter dados desatualizados sobre ele no cadastro. A conciliação entre o inventário físico e os registros contábeis revela esse tipo de divergência e melhora a qualidade das informações.

Bens arrendados e ativos de direito de uso

Nem todo bem sob controle da empresa foi comprado por ela. O CPC 06 (R2) – Arrendamentos, correspondente à norma internacional IFRS 16, foi divulgado em 21/12/2017 e substituiu o CPC 06 (R1), que vigorou até 31/12/2018. Desde então, o arrendatário reconhece no balanço um ativo de direito de uso, inclusive para imóveis alugados em contratos longos.

Na prática, máquinas, veículos, equipamentos e imóveis de terceiros usados pela empresa precisam ser localizados e conferidos no inventário mesmo não sendo próprios, e o cadastro ganha um campo a mais: a natureza da posse do ativo.

O que é conciliação patrimonial

A conciliação patrimonial é a comparação entre os bens encontrados fisicamente e as informações registradas nos sistemas e na contabilidade.

Nesse processo, costumam aparecer:

• bens registrados que não foram localizados;
• bens existentes que não estão cadastrados;
• equipamentos registrados em locais errados;
• diferenças de descrição;
• números de série divergentes;
• bens transferidos sem atualização do cadastro;
• ativos sem identificação patrimonial;
• bens que deveriam ter sido baixados;
• imóveis sem separação entre terreno e edificação.

Cada divergência é investigada e resolvida: o bem é encontrado, cadastrado, transferido ou baixado. A conciliação é a etapa que dá confiabilidade ao controle.

Depreciação dos ativos

A depreciação é a distribuição do valor de um bem ao longo da sua vida útil. Para fins fiscais, a lei permite deduzir essa perda de valor a cada exercício:

“Poderá ser computada como custo ou encargo, em cada exercício, a importância correspondente à diminuição do valor dos bens do ativo resultante do desgaste pelo uso, ação da natureza e obsolescência normal.” (Lei 4.506/1964, art. 57)

No controle patrimonial, acompanhar a depreciação ajuda a manter as informações atualizadas e a identificar os bens que chegam ao fim da vida útil. É preciso, porém, distinguir dois valores:

valor contábil ≠ valor de mercado.

O valor contábil segue os critérios contábeis: custo de aquisição menos a depreciação acumulada e as perdas reconhecidas. O valor de mercado depende das condições do mercado e das características do bem. Um imóvel comprado há vinte anos e depreciado quase por inteiro pode valer várias vezes o valor contábil; um equipamento novo, mas obsoleto, pode valer menos do que o registrado.

O CPC 27 trata do custo, da depreciação e das perdas por redução ao valor recuperável do imobilizado, e o CPC 01 detalha o teste dessas perdas.

Quando fazer o inventário patrimonial

A frequência depende do tamanho da empresa, da quantidade de bens e da complexidade das operações. O inventário é especialmente importante em situações como:

• implantação de um novo sistema de controle;
• aquisição ou abertura de unidades;
• fusões e aquisições;
• reorganizações societárias;
• auditorias;
• divergências entre registros e bens físicos;
• mudança de endereço ou de instalações;
• atualização do cadastro;
• avaliação dos ativos da empresa;
• sucessão familiar e constituição de holdings, em que os bens precisam ser listados e avaliados.

Empresas com muitos bens costumam estabelecer uma rotina periódica de conferência. O calendário acompanha o fechamento contábil, porque a lei exige balanço todo ano:

“O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.” (Código Civil, art. 1.179)

Tecnologia no controle patrimonial

A tecnologia tornou o controle de ativos mais eficiente e automatizou várias etapas. Sistemas de gestão patrimonial centralizam as informações e facilitam:

• o cadastro;
• a identificação;
• a localização;
• a movimentação;
• o inventário;
• o controle de responsáveis;
• a emissão de relatórios;
• o histórico de cada ativo.

QR Codes, códigos de barras e etiquetas de radiofrequência agilizam a identificação dos bens. Em empresas com muitos ativos, a digitalização reduz o trabalho manual e facilita a atualização. Para imóveis, a integração do cadastro com as matrículas, os carnês de IPTU e os contratos de locação evita que informações fiquem espalhadas.

Principais erros no controle patrimonial

Alguns problemas se repetem em empresas sem processos patrimoniais estruturados.

Cadastro desatualizado

Quando compras, transferências, baixas e descartes não são registrados, o sistema deixa de refletir a realidade física da empresa.

Falta de inventário

Sem conferências físicas periódicas, as divergências ficam anos sem ser percebidas.

Bens sem identificação

Equipamentos sem número de patrimônio ou outra identificação dificultam o rastreamento e a atribuição de responsabilidade.

Informações incompletas

Um cadastro com apenas descrição e valor é insuficiente. Localização, número de série, responsável e estado de conservação fazem diferença conforme o tipo de bem.

Controle desligado da contabilidade

Quando o controle físico e o contábil são mantidos separados e sem conciliação, as inconsistências se acumulam.

Imóveis pelo custo histórico, sem separação

Registrar o imóvel como um valor único, sem separar terreno e edificação, distorce a depreciação; manter o valor histórico sem nunca apurar o valor de mercado leva a decisões e negociações com base num número irreal.

Controle patrimonial em diferentes tipos de empresa

As necessidades de controle variam bastante conforme o setor.

Indústrias

Empresas industriais costumam ter grande quantidade de máquinas, equipamentos, ferramentas e instalações, além de galpões e terrenos, o que torna o inventário e o acompanhamento dos ativos especialmente relevantes.

Varejo

Redes com várias lojas precisam controlar equipamentos distribuídos em muitas unidades, como computadores, caixas, mobiliário e equipamentos de segurança, e os contratos de locação dos pontos.

Hospitais

O patrimônio hospitalar inclui equipamentos médicos de alto valor, mobiliário e tecnologia, com exigências próprias de manutenção e rastreabilidade.

Empresas de tecnologia

Além dos equipamentos físicos, há ativos intangíveis e direitos que exigem tratamento específico. O CPC 04 trata dos ativos intangíveis.

Agronegócio

Máquinas agrícolas, implementos, veículos e equipamentos espalhados por várias propriedades pedem métodos específicos de identificação e acompanhamento, e as próprias terras exigem avaliação de imóveis rurais.

Órgãos públicos e entidades estatais

No setor público, o controle patrimonial é exigência legal expressa:

“Haverá registros analíticos de todos os bens de caráter permanente, com indicação dos elementos necessários para a perfeita caracterização de cada um dêles e dos agentes responsáveis pela sua guarda e administração.” (Lei 4.320/1964, art. 94)

O art. 95 da mesma lei atribui à contabilidade os registros sintéticos dos bens móveis e imóveis, e o art. 96 determina que o levantamento geral desses bens se baseie no inventário analítico de cada unidade administrativa e na escrituração sintética. É a mesma lógica de conciliação entre o físico e o contábil descrita acima, com base normativa própria.

Controle patrimonial além da lista de bens

Um bom controle patrimonial não é só uma obrigação administrativa. Bem estruturado, ele se torna uma fonte de informação para a gestão.

Conhecendo seus ativos, a empresa identifica bens ociosos, equipamentos que precisam ser substituídos, inconsistências no cadastro, necessidades de manutenção e oportunidades de usar melhor os recursos, como vender um imóvel subutilizado ou alugá-lo.

Informações patrimoniais confiáveis também sustentam auditorias, avaliações de ativos, reorganizações societárias, compra e venda de empresas, holdings patrimoniais e decisões de investimento.

Do inventário físico ao balanço

O controle patrimonial mantém os ativos da empresa organizados, identificados e acompanhados, e liga o que existe fisicamente ao que está no balanço.

O processo começa pelo inventário e pela identificação dos bens, mas continua com o cadastro atualizado, o acompanhamento das movimentações, a conciliação com a contabilidade e, quando necessário, a avaliação dos ativos com a finalidade e o método adequados.

Com processos bem estruturados, a empresa tem uma visão confiável do seu patrimônio e informações melhores para decisões administrativas, financeiras e estratégicas.

Para empresas com patrimônio relevante, sobretudo imóveis, ou com divergências entre registros e bens existentes, um inventário patrimonial acompanhado de avaliação técnica dos imóveis é um bom primeiro passo. A Valen Brasil elabora esses laudos pela NBR 14653; conheça o serviço em valenbrasil.com.

Perguntas frequentes

O que é controle patrimonial?

É o conjunto de procedimentos para identificar, registrar, localizar e acompanhar os bens de uma empresa durante todo o ciclo de vida deles, da compra à baixa.

Qual a diferença entre controle patrimonial e inventário patrimonial?

O inventário é o levantamento e a conferência física dos bens numa data. O controle é contínuo e inclui cadastro, identificação, movimentação, acompanhamento e atualização das informações.

Como fazer o controle patrimonial?

Levantando os bens, fazendo o inventário físico, identificando cada ativo, montando o cadastro, conciliando com a contabilidade e atualizando os dados a cada movimentação.

O que deve constar no cadastro patrimonial?

Descrição, marca, modelo, número de série, número de patrimônio, localização, responsável, data e valor de aquisição, estado de conservação, situação e natureza da posse. Para imóveis, também matrícula, inscrição municipal e valores de terreno e edificação separados.

Com que frequência fazer o inventário patrimonial?

Depende da quantidade e do tipo de bens e do número de unidades. Empresas com muitos ativos ou operações espalhadas costumam fazer inventários periódicos, alinhados ao fechamento do balanço anual.

Qual a relação entre inventário patrimonial e contabilidade?

O inventário confere fisicamente os bens e os compara com os registros contábeis. Essa conciliação identifica divergências e torna os dados patrimoniais confiáveis.

O controle patrimonial inclui a avaliação dos bens?

Não necessariamente. O controle acompanha os ativos; quando é preciso saber o valor econômico ou de mercado de um bem, faz-se uma avaliação específica, que para imóveis segue a NBR 14653.

Terreno é depreciado?

Não. O terreno não sofre desgaste e não é depreciado. Só a edificação é depreciada, e por isso os dois valores precisam ser registrados separadamente.

Por que contratar uma empresa especializada em controle patrimonial?

Uma empresa especializada faz o levantamento físico, a identificação, a organização dos dados e a conciliação com metodologia técnica, o que faz diferença em patrimônios grandes ou com muitos bens. Para os imóveis, a avaliação deve ser feita por profissional habilitado.