Administradora de imóveis: o que faz, quem paga a taxa e como escolher

Administradora de imóveis é a empresa contratada pelo proprietário para cuidar de um ou mais imóveis alugados em seu nome: anunciar, escolher o inquilino, fazer o contrato, cobrar o aluguel, acompanhar reajustes e manutenção, repassar o dinheiro e prestar contas. Juridicamente, ela age como mandatária do dono, e a intermediação da locação é atividade reservada a corretores e imobiliárias inscritos no CRECI. As regras da relação com o inquilino vêm da Lei do Inquilinato.

Este guia explica o que a administradora faz, o que o contrato com ela deve prever, quais são os deveres dela perante o proprietário, como conferir o registro no conselho, como avaliar a proposta de uma administradora tradicional ou digital, o que muda no imposto de renda do aluguel e quais cuidados o proprietário deve manter mesmo com a gestão terceirizada.

Pontos principais

• A administradora atua por mandato: o Código Civil obriga o mandatário a agir com diligência, a indenizar prejuízos causados por culpa e a prestar contas (arts. 667 e 668).
• A intermediação na locação é atribuição do corretor de imóveis, e a pessoa jurídica que a exerce precisa estar inscrita no CRECI e ter um corretor inscrito como sócio gerente ou diretor (Lei 6.530/1978, arts. 3º e 6º).
• A taxa de administração imobiliária é paga pelo locador, e não pode ser repassada ao inquilino (Lei 8.245/1991, art. 22, VII).
• O contrato de locação admite uma única garantia entre caução, fiança, seguro de fiança e cessão fiduciária de quotas de fundo (art. 37).
• O aluguel só pode ser corrigido uma vez a cada doze meses; o art. 2º da Lei 10.192/2001 invalida intervalos mais curtos.
• A taxa da administradora é despesa de cobrança do rendimento e pode ser excluída do aluguel tributável (Decreto 9.580/2018, art. 42, III).

O que é uma administradora de imóveis

A administradora é uma imobiliária ou empresa especializada que recebe do proprietário poderes para gerir a locação. O instrumento é o contrato de administração, que funciona como um mandato:

“Art. 653. Opera-se o mandato quando alguém recebe de outrem poderes para, em seu nome, praticar atos ou administrar interesses. A procuração é o instrumento do mandato.” (Código Civil, art. 653)

Na prática, a administradora assina o contrato de locação em nome do proprietário, emite os boletos, recebe o aluguel, paga as contas que o contrato prever, desconta a sua taxa e repassa o saldo. O proprietário continua sendo o locador: é ele quem responde perante o inquilino pelas obrigações da lei, como entregar o imóvel em condições de uso e pagar as despesas extraordinárias de condomínio (Lei 8.245/1991, art. 22).

Algumas administradoras também intermediam vendas. Nesse caso, a atividade é outra, remunerada por comissão, e o contrato deve ser separado. O passo a passo para vender imóvel tem regras e custos próprios.

Deveres da administradora perante o proprietário

Por ser mandatária, a administradora tem deveres que decorrem do Código Civil, independentemente do que diga o contrato:

• Diligência: o mandatário deve aplicar toda a sua diligência habitual e indenizar qualquer prejuízo causado por culpa sua (art. 667).
• Prestação de contas: deve dar contas de sua gerência e transferir ao dono as vantagens obtidas com o mandato, por qualquer título (art. 668). Juros, multas de atraso pagas pelo inquilino e descontos obtidos pertencem ao proprietário, salvo acordo diferente.
• Limites dos poderes: atos fora dos poderes recebidos não obrigam o proprietário, salvo se ele os ratificar.

A prestação de contas não é cortesia. É o que permite ao proprietário conferir o que foi recebido, o que foi pago e o que foi descontado, e é a base da declaração do imposto de renda.

Quem pode administrar imóveis de terceiros

A Lei 6.530/1978 regula a profissão de corretor de imóveis. Pelo art. 3º, intermediar negócios imobiliários, locação incluída, é tarefa do corretor, e o parágrafo único permite que uma empresa inscrita no conselho faça o mesmo. O art. 6º, § 1º, exige que essa empresa tenha à frente, como sócio gerente ou diretor, alguém com inscrição própria de corretor. A inscrição da pessoa jurídica é regulada por resolução do Conselho Federal de Corretores de Imóveis (art. 4º), e a disciplina e a fiscalização ficam com os Conselhos Regionais, autarquias criadas pela mesma lei (art. 5º).

A lei também proíbe ao corretor e à imobiliária prejudicar, por dolo ou culpa, os interesses que lhes forem confiados, e anunciar imóvel sem autorização escrita do dono ou sem o número de inscrição no conselho (art. 20). Pedir o número do CRECI da empresa e conferi-lo no site do conselho regional é uma checagem de poucos minutos que evita contratar quem não pode exercer a atividade.

O que a administradora faz

Os serviços variam de empresa para empresa, e o contrato deve listar exatamente o que está incluído. Os mais comuns são:

• Avaliar o valor do aluguel e anunciar o imóvel.
• Analisar a ficha cadastral e a capacidade de pagamento do candidato e do fiador.
• Redigir o contrato de locação e colher as assinaturas.
• Registrar o estado do imóvel quando o inquilino entra e quando sai, com laudo de vistoria e fotografias.
• Emitir boletos, cobrar e repassar o aluguel.
• Controlar vencimentos, reajustes e renovação da garantia.
• Pagar IPTU, condomínio e seguro quando o contrato previr.
• Acompanhar pedidos de reparo e contratar prestadores.
• Cobrar atrasos, negociar e, se necessário, encaminhar o caso para advogado.
• Enviar o demonstrativo mensal e o informe anual de rendimentos.

Garantias da locação

A escolha da garantia é uma das decisões em que a administradora mais ajuda. A Lei 8.245/1991 admite quatro modalidades e proíbe acumular mais de uma no mesmo contrato:

“Art. 37. No contrato de locação, pode o locador exigir do locatário as seguintes modalidades de garantia: I - caução; II - fiança; III - seguro de fiança locatícia. IV - cessão fiduciária de quotas de fundo de investimento. Parágrafo único. É vedada, sob pena de nulidade, mais de uma das modalidades de garantia num mesmo contrato de locação.” (Lei 8.245/1991, art. 37)

Se a garantia for dinheiro, o limite é o equivalente a três aluguéis, aplicado em poupança, e os rendimentos voltam ao inquilino quando ele sai (art. 38, § 2º). Se for um imóvel dado em caução, ela precisa ser averbada na matrícula desse bem, no registro de imóveis competente (art. 38, § 1º). O seguro de fiança locatícia é um produto do mercado de seguros, supervisionado pela Susep.

Reajuste do aluguel

O controle de reajustes tem piso legal de periodicidade. Pelo art. 2º da Lei 10.192/2001, cláusula que corrija o aluguel em intervalos menores que um ano não vale, e o mesmo vale para qualquer artifício que chegue ao mesmo resultado por outro caminho (§§ 1º e 3º). A Lei do Inquilinato deixa o valor à livre convenção das partes, mas veda fixá-lo em moeda estrangeira ou vinculá-lo ao salário mínimo (art. 17).

O índice fica no contrato. O IPCA, apurado mensalmente pelo IBGE, e o IGP-M estão entre os mais usados; a escolha e o cálculo estão no guia de índices de reajuste de aluguel. Quando o aluguel fica muito acima ou abaixo do mercado, a revisão segue outras regras, e o ponto de partida é como calcular o valor do aluguel. Em locações comerciais, como as de lojas em shopping, o contrato costuma ter cláusulas próprias de reajuste e aluguel mínimo, e a administração exige atenção redobrada a elas.

Inadimplência e despejo

Em caso de atraso, a administradora cobra, negocia e, esgotadas as tentativas, repassa o caso a um advogado para a ação de despejo por falta de pagamento, que pode vir cumulada com a cobrança dos aluguéis. O contrato com a administradora deve dizer quem paga os honorários e as custas e se existe garantia de aluguel oferecida pela própria imobiliária, um serviço que algumas oferecem mediante taxa adicional.

Quem paga a taxa de administração

A Lei do Inquilinato resolve a dúvida mais comum:

“VII - pagar as taxas de administração imobiliária, se houver, e de intermediações, nestas compreendidas as despesas necessárias à aferição da idoneidade do pretendente ou de seu fiador;” (Lei 8.245/1991, art. 22, VII)

Ou seja, a taxa mensal da administradora e a taxa de intermediação cobrada na assinatura do contrato são do proprietário, assim como os custos de análise cadastral do candidato e do fiador. Cobrar essas taxas do inquilino contraria a lei.

Os valores variam conforme a cidade, o tipo de imóvel e os serviços incluídos, e costumam ser expressos em percentual do aluguel mensal e, na primeira locação, em parte ou no valor integral do primeiro aluguel. O proprietário deve comparar propostas lado a lado, verificando o que cada taxa cobre: vistoria, seguro, garantia de aluguel, assessoria jurídica e manutenção podem estar incluídos ou ser cobrados à parte.

O contrato com a administradora

O contrato de administração deve ser escrito e claro. Pontos que merecem atenção:

1. Poderes: o que a administradora pode fazer sem consultar o dono, como assinar contratos, conceder descontos, autorizar reparos até certo valor e contratar advogado.
2. Taxas: percentual mensal, taxa de intermediação, custos de vistoria e o que acontece com a taxa em meses de atraso do inquilino.
3. Prazo de repasse: em quantos dias depois do pagamento o valor chega à conta do proprietário.
4. Prestação de contas: periodicidade do demonstrativo e acesso a comprovantes.
5. Conta do proprietário: se o dinheiro passa por conta da administradora ou vai direto ao dono.
6. Garantia de aluguel: se existe, quanto custa e quais são os limites.
7. Rescisão: prazo de aviso, multa e como ficam os contratos de locação em andamento.
8. Dados pessoais: como a empresa trata os dados do proprietário e do inquilino.

Sobre o último ponto, a LGPD, Lei 13.709/2018, alcança a administradora, que coleta documentos, renda e dados bancários de proprietários, inquilinos e fiadores. A aplicação da lei cabe à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), órgão federal encarregado de fiscalizar o tratamento de dados pessoais e de editar orientações sobre o tema.

Como escolher uma administradora

Escolher uma administradora é escolher a quem entregar a renda e o cuidado de um patrimônio. Um roteiro de avaliação:

• Registro: CRECI da empresa e do responsável técnico ativos no conselho regional.
• Reputação: conversar com proprietários que já usam o serviço e consultar reclamações em órgãos de defesa do consumidor.
• Carteira e experiência: há quanto tempo a empresa administra locações no bairro e no tipo de imóvel em questão.
• Transparência: modelo de demonstrativo mensal, prazo de repasse e acesso a comprovantes.
• Equipe: quem responde pelos contratos, pela vistoria e pela cobrança, e se há advogado disponível.
• Tecnologia: portal ou aplicativo para acompanhar pagamentos, chamados de manutenção e documentos.
• Contrato: todos os pontos da seção anterior por escrito, antes de entregar as chaves.

Administradora tradicional ou digital

As administradoras tradicionais costumam ter escritório físico, atendimento pessoal e equipe local que conhece o bairro. As digitais concentram o atendimento em plataformas on-line, com assinatura eletrônica, vistoria por aplicativo e acompanhamento em tempo real dos pagamentos, e em geral trabalham com escala maior. Não há regra sobre qual é mais barata ou mais eficiente: depende da proposta concreta, do imóvel e do quanto o proprietário quer ser consultado.

Na comparação, vale observar três pontos objetivos. O primeiro é o prazo de repasse e de prestação de contas. O segundo é se o dinheiro do aluguel fica em conta separada ou numa conta única da empresa, o que interessa em caso de dificuldade financeira da administradora. O terceiro é quem atende quando há um problema urgente, como um vazamento ou uma disputa com o inquilino.

Avaliação do imóvel antes de alugar

Antes de anunciar, é preciso saber quanto o imóvel vale e quanto rende. Um aluguel acima do mercado deixa o imóvel vazio; um abaixo reduz a renda por anos, porque o reajuste só corrige a inflação. A avaliação de imóveis feita por perito avaliador considera imóveis comparáveis, estado de conservação e localização, e segue as normas técnicas da ABNT para avaliação de bens.

A avaliação também identifica problemas como infiltrações, rachaduras e instalações antigas que podem gerar reclamações do inquilino e despesas para o proprietário. Um laudo de avaliação formal é útil ainda em revisões de aluguel, inventários, partilhas e disputas judiciais, e pode ser pedido à parte, independentemente do contrato com a administradora.

Quem quer entender como os preços do mercado imobiliário se formam e por que certos bairros se valorizam mais encontra o tema tratado em outros artigos do blog.

Tecnologia na administração de imóveis

A tecnologia mudou a rotina das administradoras. Hoje é comum:

• Assinar contratos eletronicamente.
• Fazer vistorias com fotos e vídeos datados em aplicativo.
• Emitir boletos e Pix com baixa automática.
• Abrir e acompanhar chamados de manutenção on-line.
• Consultar demonstrativos, comprovantes e informes de rendimentos em portal próprio.

O dono do imóvel ganha, sobretudo, rastreabilidade: tudo o que foi pago, descontado e combinado fica registrado. Para o inquilino, é a facilidade de pagar e pedir reparos. A tecnologia, porém, não substitui a análise cuidadosa do candidato nem a vistoria bem feita, que continuam sendo as principais defesas contra prejuízos.

Cuidados do proprietário com imóvel administrado

Mesmo com a gestão terceirizada, algumas tarefas continuam sendo do proprietário:

• Guardar cópia do contrato de administração, dos contratos de locação e das vistorias.
• Conferir mensalmente o demonstrativo e o valor repassado.
• Manter a documentação do imóvel em dia, incluindo matrícula atualizada, IPTU e condomínio.
• Acompanhar os prazos do contrato de locação, a renovação da garantia e o seguro.
• Autorizar por escrito despesas relevantes e guardar os orçamentos.
• Revisar periodicamente se o aluguel está alinhado ao mercado.

Em caso de inadimplência, a melhor saída é agir cedo: cobrar, negociar e, sem acordo, ajuizar a ação. Atrasos que se acumulam por meses são mais difíceis de recuperar.

Aluguel recebido e o imposto de renda

Aluguel pago por pessoa física a pessoa física entra no recolhimento mensal obrigatório, o carnê-leão: o Regulamento do Imposto sobre a Renda sujeita ao pagamento mensal os rendimentos de aluguéis recebidos de pessoas físicas (Decreto 9.580/2018, art. 118, IV). Quando o inquilino é pessoa jurídica, o imposto em geral é retido na fonte pela empresa locatária.

O art. 42 do mesmo regulamento deixa fora da base de cálculo o IPTU e outros tributos do imóvel, o condomínio pago pelo locador e o que se gasta para cobrar ou receber o aluguel. A comissão mensal da administradora se encaixa nesta última hipótese e diminui o imposto. O regulamento também torna obrigatória a emissão de recibo ou documento equivalente pelo locador ou pelo administrador do bem (art. 43). O demonstrativo mensal da administradora é o que sustenta esses números na declaração enviada à Receita Federal.

Proprietários com vários imóveis alugados às vezes avaliam concentrar os bens em uma empresa. As vantagens, os custos e o ITBI dessa estrutura estão no guia de holding patrimonial.

Para fechar

Uma boa administradora poupa tempo, reduz riscos e organiza a renda do aluguel, desde que o contrato seja claro, a empresa esteja registrada no CRECI e o proprietário continue acompanhando os números. A lei ajuda: a taxa de administração é do locador, o reajuste é anual, a garantia é uma só e a taxa da administradora reduz o imposto de renda sobre o aluguel.

Antes de entregar o imóvel para locação, vale saber quanto ele realmente vale e quanto pode render. A Valen Brasil avalia o imóvel e estima o aluguel de mercado com método técnico, uma base segura para negociar com a administradora e com o futuro inquilino.

Perguntas frequentes

O que faz uma administradora de imóveis?

Cuida da locação em nome do proprietário: anuncia, seleciona o inquilino, faz o contrato e as vistorias, cobra e repassa o aluguel, controla reajustes e garantias, acompanha a manutenção e presta contas. Ela age como mandatária do dono.

Quem paga a taxa de administração do aluguel?

O dono do imóvel. Pelo art. 22, VII, da Lei do Inquilinato, a taxa mensal da imobiliária, a de intermediação e o custo de checar o cadastro do candidato e do fiador cabem ao locador.

A administradora precisa de registro no CRECI?

Sim. A intermediação da locação é atribuição do corretor de imóveis, e a empresa que a exerce deve estar inscrita no conselho regional e ter um corretor inscrito como sócio gerente ou diretor (Lei 6.530/1978, arts. 3º e 6º).

A taxa da administradora pode ser deduzida do imposto de renda?

Sim. A comissão da administradora é gasto para receber o aluguel e sai da base do imposto, assim como IPTU e condomínio pagos pelo locador (Decreto 9.580/2018, art. 42).

Como escolher a administradora de imóveis ideal?

Confira o CRECI, a reputação entre outros proprietários, a experiência no tipo de imóvel, o prazo de repasse, o modelo de prestação de contas, o que está incluído na taxa e as condições de rescisão, tudo por escrito antes de assinar.

Quais garantias a administradora pode exigir do inquilino?

Só uma: caução, fiador, seguro próprio para aluguel ou quotas de fundo cedidas em garantia. Exigir mais de uma no mesmo contrato é nulo (Lei 8.245/1991, art. 37).